W Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Śremie sprawy załatwia się w formie pisemnej.
Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie sporządza się, o ile nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.
Sprawy załatwia się wg kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnie bez łączenia pism z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.
Jeżeli załatwienie sprawy w określonym w Kodeksie postępowania administracyjnego terminie nie jest możliwe, postępuje się zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego, tzn. wyznacza się dodatkowy termin do jej załatwienia.
Pracownik Inspektoratu opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada do zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu sporządza się czystopis i przedkłada go do podpisu. Po podpisaniu czystopis, wraz z załącznikami i kopią pisma zostaje przekazany do sekretariatu celem wysłania adresatowi.
UWAGA
Wobec korespondencji, w której nie został określony nadawca (wnoszący) oraz nie ma możliwości jego ustalenia, stosuje się Art. 64. § 1. ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r., poz. 572 z późn. zm.), który brzmi:
"Jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania."