Przyjmowanie dokumentów i obieg korespondencji odbywa się zgodnie z przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. - w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. nr 14, poz. 67).
Przyjmowanie dokumentów i obieg korespondencji
Korespondencję przyjmuje sekretariat, rejestrując ją ilościowo w dzienniku korespondencyjnym, a podania składane do protokołu przyjmują właściwi pracownicy inspektoratu, zgodnie z podziałem czynności i przekazują do Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego.
Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:
- adresowanych imiennie,
- stanowiących tajemnicę służbową (poufne), które przekazuje adresatom,
- wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem.
Po otwarciu koperty sprawdza się:
- czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,
- czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.
Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.
Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:
- poufnych, wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia,
- dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,
- w których brak nadawcy lub daty pisma,
- mylnie skierowanych,
- załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,
- w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.
Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wydaje na żądanie składającego pismo.
Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania.